Sin importar el giro de negocio, todos venden, cobran y pierden tiempo en tareas bien tediosas. Capturar pedidos, cuadrar lo que deja cada canal, contestar la misma pregunta veinte veces al día, hacer facturas una por una. Es una locura. Los negocios que prosperan hoy tienen tecnología que trabaja por y para ellos, y eso tiene nombre: automatización de procesos. En los negocios con los que trabajo, cotizar pasó de 4 horas a 5 minutos, y conciliar los canales de venta, de medio día de trabajo a un minuto. Te platico cinco casos de marcas que conoces, qué resolvió cada una y la herramienta que me inspiró para un negocio de cualquier tamaño.
Qué es la automatización de procesos
La automatización de procesos es usar tecnología para que una tarea repetitiva del negocio se haga sola, con las mismas reglas que hoy sigue tu equipo. Cotizar, conciliar, vender boletos, contestar preguntas y facturar son los ejemplos más comunes. La persona deja de capturar y revisar a mano, y su tiempo se va a lo que sí necesita criterio.
No hace falta ser Cemex para hacerlo: las ideas sirven igual para un negocio, no importa su tamaño. Estos son los cinco casos, resumidos:
| Marca | Qué automatizó | Cómo se ve en tu negocio | El dato |
|---|---|---|---|
| Cemex | La captura de pedidos y el precio | Un cotizador con tus productos y tus reglas de descuento | 60 de cada 100 pedidos llegan por su plataforma |
| Uber Eats | La cuenta de lo que deja cada canal | Una conciliación por canal | Se queda con hasta 30 de cada 100 pesos de un pedido |
| Ticketmaster | La venta y la validación de boletos | Boletos en línea con código único y registro de asistentes | 8 de cada 10 boletos en México ya son digitales |
| Aeroméxico | Las preguntas repetidas en el chat | Un asistente que contesta con la información de tu negocio | Le escriben 10 mil clientes al día |
| Starbucks | La factura de cada ticket | Facturación en línea, aunque factures con más de una razón social | Facturar a mano puede costar hasta 100 horas al año |
Los cinco casos en video y audio
Aquí te los platico de viva voz, con los datos de cada marca en pantalla. Está en YouTube y en Spotify, para que lo veas donde prefieras.
5 ejemplos de automatización de procesos
Cada ejemplo trae lo que hizo la marca, el dato que lo respalda y la herramienta que me inspiró para tu negocio.
Ejemplo 1: Cemex y el cotizador
Cemex recibe 60 de cada 100 pedidos sin que sus empleados los tengan que capturar. Lo logró con Cemex Go, una plataforma donde el cliente pide y el precio sale solo.
Cemex lanzó Cemex Go en 2017. Ahí sus clientes tienen en la misma pantalla sus obras, sus compras, sus pedidos y cuánto deben. Para 2023 ya tenía más de 60 mil clientes comprando por ese canal, según el evento relevante que publicó en la Bolsa Mexicana de Valores.
Me llamó la atención que para cada pedido el cliente captura lo que va a comprar y recibe su precio. Ese precio lo da un cotizador.
Qué es un cotizador. Un cotizador es una herramienta que tiene tus productos y tus reglas, y con ellas calcula el precio de cada pedido. Las reglas son las que hoy viven en la cabeza de tu vendedor: cuándo dar descuento y hasta dónde puedes bajar el precio. Así vendes más y cuidas tu margen.
Lo que me tocó ver. En un negocio con el que trabajo, cada cotización tardaba 4 horas. Con su cotizador sale en 5 minutos, cuando mucho.
Y ojo: funciona igual si lo usa tu cliente o un vendedor. Quien tenga la herramienta puede hacer sonar la caja registradora al dar clic en el botón de cotizar. Ese cotizador me inspiró para una solución que tengo para ti. Te dejo cómo lo armo en la página de cotizadores, conciliaciones y sistemas a la medida para tu negocio.
Ejemplo 2: Uber Eats y la conciliación por canal
Uber Eats se queda con hasta 30 de cada 100 pesos de cada pedido en su plan básico, de acuerdo con las comisiones que publica para pymes en México. Y no es el único canal que cobra.
No importa si vendes tacos o un corte fino. Si lo vendes en sucursal, es un canal. Por Uber Eats es otro, y ese otro canal trae su propio reporte, con sus condiciones, que hay que bajar y cuadrar con el resto de las cuentas. Lo mismo pasa con la tienda en línea y con Mercado Libre. Cada canal se queda con su parte.
En qué se parece a una conciliación bancaria. Una conciliación bancaria compara lo que dice tu banco contra lo que dicen tus registros, movimiento por movimiento. La conciliación por canal hace lo mismo con cada app y cada tienda: le cargas los reportes, separa cada concepto como cargo o abono, le resta al dinero que entra la comisión de los canales que no son tuyos y te dice cuánto te quedó al final.
Lo que me tocó ver. A un negocio con el que trabajo, conciliar sus canales le tomaba medio día de trabajo. Con la herramienta, le toma un minuto.
Así sabes qué canal te deja más, y no solo cuál vende más unidades. Si vendes por dos o más canales y te toma más de un minuto saber cuánto dinero entra y sale, mándame mensaje: yo tengo la solución.
Ejemplo 3: Ticketmaster, boletos en línea y registro de asistentes
Ticketmaster ya vende 8 de cada 10 boletos en digital. En 2025, 80 de cada 100 boletos que emitió en México fueron digitales, según lo que informó la empresa a Milenio.
Hay casos donde fue el 100 por ciento. En la última visita de Bad Bunny a México, con 8 conciertos, todos los boletos fueron digitales.
Esto me inspiró para desarrollar una herramienta de venta de boletos en línea que permite llevar el registro de asistentes. Cada boleto lleva su código único que se valida en la puerta. Si dos personas llegan con el mismo boleto, solo entra la primera que pase el escáner.
Sirve igual para un evento, una visita guiada o un recorrido. Si todavía vendes las entradas solo en taquilla física, comunícate y te comparto la demo.
Ejemplo 4: Aeroméxico y el asistente que te pasa con una persona
A Aeroméxico le escriben 10 mil clientes al día. Para las preguntas más sencillas puso un asistente en el chat, y cuando el asistente no sabe la respuesta, te pasa con una persona real.
Todos los días le preguntan lo mismo: a qué hora sale mi vuelo, cuántas maletas puedo llevar con el boleto que compré. Según Xataka México, ese asistente llegó a atender a mil clientes diarios, el trabajo de dos personas de tiempo completo. Son datos de hace varios años, pero el patrón sigue igual en cualquier negocio que recibe mensajes.
Y entre tanta pregunta hay cotizaciones y ventas que se pueden escapar a cualquier hora del día. Por eso me inspiró a hacer mi propio asistente, con tres reglas:
- Contesta solo con la información de tu negocio. No inventa.
- Si la pregunta es comercial, la canaliza a donde se puede cerrar la venta.
- Si no sabe la respuesta, te pasa con una persona.
Esto desahoga muchísimo al personal, que puede hacer cosas más valiosas sin desatender al cliente. Tu agente de ventas deja de dar atención a clientes y se enfoca en aquello para lo que lo contrataste: cerrar tratos y traer dinero.
Ejemplo 5: Starbucks y la facturación en línea
Starbucks tiene un día más al mes que tu negocio, y lo hace así: cuando pides factura, no te la hace un cajero. Entras a una página de la marca, pones los datos de tu ticket y la factura sale solita.
Ese mismo portal sirve para Domino's Pizza, Vips y otros negocios del mismo grupo. Un solo lugar para facturar varias sucursales. Y si en tu marca cada sucursal necesita facturar con su propia razón social, eso también se puede resolver.
Que tu personal no esté facturando a mano le puede ahorrar a un negocio hasta un día de trabajo al mes. Un estudio de Box Factura, una empresa de facturación, calcula que un micronegocio llega a dedicarle hasta 100 horas al año. El estudio no trae fecha, así que tómalo como orden de magnitud. Ese tiempo tu equipo lo puede usar en cosas que sí sumen valor a tu marca.
Qué proceso automatizar primero
Empieza por el proceso que hoy depende de una sola persona o que se repite más veces al día. Las señales de los cinco casos son fáciles de reconocer:
| Si en tu negocio pasa esto | Empieza por |
|---|---|
| Las cotizaciones dependen de una o dos personas | Un cotizador |
| Vendes por dos o más canales y no sabes cuál te deja más | Una conciliación por canal |
| Vendes entradas solo en taquilla | Boletos en línea con registro de asistentes |
| Tu equipo contesta todo el día las mismas preguntas | Un asistente con la información de tu negocio |
| Alguien hace facturas a mano, ticket por ticket | Facturación en línea |
Te acabo de platicar cinco casos de marcas grandes. Tu negocio no tiene que consumir todo tu tiempo: te debe dejar dinero y devolverte la calidad de vida.
Si alguno de estos casos se parece al tuyo, mándame mensaje. En la página de cotizadores, conciliaciones y sistemas a la medida para tu negocio están los ejemplos y cómo funciona cada herramienta. Y si lo que se te escapa es el seguimiento de tus prospectos, también trabajo CRM y automatización de ventas.
Sobre el autor
Soy José Yuriar, de Promedima. Desde 2019 trabajo con negocios en marketing y sitios web, y desde 2026 también les hago sistemas: para negocios de cualquier giro que quieren más control, una mejor administración de sus ventas y de sus procesos, y más tranquilidad. Lo que más me encuentro es el «siempre lo hemos hecho así», junto a un problema que es consecuencia, justamente, de haberlo hecho siempre así. Lo mío es entender qué están haciendo y hacerlo mejor.
Preguntas frecuentes
¿Qué procesos se pueden automatizar en una pyme?
Los que se repiten y siguen reglas claras: cotizar, cuadrar lo que deja cada canal de venta, vender y validar boletos, contestar preguntas frecuentes y facturar. Si una tarea se hace igual cada vez y hoy la hace una persona a mano, es candidata.
¿Automatizar procesos es solo para empresas grandes?
No. Cemex, Uber Eats, Ticketmaster, Aeroméxico y Starbucks lo hacen en grande, y la misma idea funciona con una herramienta del tamaño de tu negocio: un cotizador, una conciliación o un portal de facturas para tus sucursales.
¿Qué es un cotizador y para qué sirve?
Un cotizador es una herramienta que tiene tus productos y tus reglas de precio, y con ellas calcula cada cotización en el momento. Sirve para que cotizar no dependa de una persona y para que nadie dé un descuento que no puedes sostener. En un negocio con el que trabajo, cada cotización pasó de 4 horas a 5 minutos como mucho.
¿En qué se parece la conciliación por canal a una conciliación bancaria?
Las dos comparan lo que entró contra lo que debería haber entrado. La conciliación bancaria lo hace con tu banco; la conciliación por canal lo hace con cada app y cada tienda, resta sus comisiones y te dice cuánto te quedó de cada una. Lo que a mano toma medio día de trabajo, así toma un minuto.
¿Un asistente de chat puede atender a mis clientes sin inventar respuestas?
Sí, si contesta solo con la información de tu negocio y tiene una salida a una persona. El de Aeroméxico funciona así: lo que no sabe, lo pasa con alguien de su equipo.
¿Cómo funciona el registro de asistentes en la venta de boletos en línea?
Cada boleto lleva un código único que se valida en la puerta. Al escanearlo queda registrado quién asistió, y si dos personas llegan con el mismo boleto, solo entra la primera.
