Le preguntas a alguien cuánto cobra y te responde con un "depende". Depende de los metros, del material y de una lista interminable de condiciones que viven en unos PDF, en un Excel y en la cabeza de esa persona.
Un formato de cotización bien hecho es el primer paso para que eso deje de pasar. Aquí tienes qué datos lleva, un ejemplo ya lleno con dos descuentos, la forma de aplicarlos sin regalar margen y una plantilla en Excel que puedes descargar gratis. Con un cliente que cotizaba a mano, pasar sus reglas a un cotizador hizo que una cotización bajara de 3 a 4 horas a menos de un minuto.
Qué es un formato de cotización
Un formato de cotización es el documento con el que le dices a un cliente cuánto le va a costar lo que pide, con qué condiciones y hasta qué fecha vale ese precio. No es una factura: no cobra nada ni tiene validez fiscal, solo deja por escrito la oferta para que el cliente decida.
| Documento | Para qué sirve | Cuándo se hace |
|---|---|---|
| Cotización | Decir cuánto cuesta y en qué condiciones | Antes de que el cliente decida |
| Presupuesto | Lo mismo; el nombre se usa más en obras y servicios | Antes de que el cliente decida |
| Orden de compra | El cliente confirma que sí compra | Cuando acepta la cotización |
| Factura | Cobrar y cumplir con el SAT | Cuando se vende o se cobra |
Qué datos lleva un formato de cotización
Son doce datos. Si falta uno, es el que el cliente te va a preguntar por WhatsApp.
| Dato | Para qué |
|---|---|
| Tu nombre o razón social, RFC y contacto | Que sepa a quién le compra y cómo regresarte la llamada |
| Folio | Encontrar la cotización cuando el cliente diga "la que me mandaste el martes" |
| Fecha | Saber desde cuándo corre la vigencia |
| Vigencia | Hasta qué día vale el precio. Sin esto, una cotización vieja se vuelve compromiso |
| Datos del cliente | Nombre, empresa y quién pidió la cotización |
| Descripción de cada concepto | Qué se entrega exactamente, con medida, modelo o alcance |
| Cantidad y precio unitario | Que el cliente pueda revisar la cuenta por su lado |
| Descuentos, uno por renglón | Que se vea el orden en que se aplicaron |
| Subtotal, IVA y total | El precio final sin sorpresas. El IVA general es de 16 de cada 100 pesos |
| Moneda | Pesos o dólares, y a qué tipo de cambio si es en dólares |
| Condiciones | Forma de pago, anticipo, tiempo de entrega y qué no incluye |
| Quién la autoriza | El nombre de la persona, para que no haya "eso lo prometió otro vendedor" |
Te dejo el formato ya armado: una plantilla de cotización en Excel que trae los doce datos, aplica los descuentos en orden, calcula el IVA y avisa cuando un precio queda abajo del mínimo. Déjame tu correo y te la mando.
Descarga la plantilla en Excel
Déjame tu nombre y tu correo y te mando el enlace.
Ejemplos de cotización
Tres casos ilustrativos, con números redondos para que la cuenta se siga fácil.
Ejemplo 1: una cotización con dos descuentos
Tienes un descuento de 18 de cada 100 pesos en tu canal de ventas, y tu vendedor tiene autorizado agregar 7 más. El pedido es de $100,000. Si los suma, da 25 y cobra $75,000. Pero los descuentos no se suman: se encadenan. El segundo se aplica sobre lo que quedó después del primero.
| Renglón | Sumando (mal) | Encadenando (bien) |
|---|---|---|
| Pedido | $100,000 | $100,000 |
| Descuento de canal, 18 | 25 sobre $100,000 = −$25,000 | −$18,000 → $82,000 |
| Descuento adicional, 7 | 7 sobre $82,000 = −$5,740 → $76,260 | |
| Subtotal | $75,000 | $76,260 |
| IVA, 16 | $12,000 | $12,201.60 |
| Total | $87,000 | $88,461.60 |
La diferencia antes de IVA son $1,260 en un solo pedido. Suena poco, pero suma venta a venta, mes a mes, y en el año ya calienta. Es el mismo error de las ventas nocturnas donde te ofrecen 20 adicional sobre un 50: no da 70, da 60.
Ejemplo 2: una cotización con precio en dólares
Si compras en dólares y vendes en pesos, el precio vive en dólares y sale en pesos al tipo de cambio del día. En el formato van los dos: el precio en dólares, el tipo de cambio que usaste con su fecha y el resultado en pesos. Con un producto de 1,200 dólares y un tipo de cambio de ejemplo de $18.50, el renglón queda en $22,200. Si el cliente acepta tres semanas después y el dólar cambió, la vigencia es la que te protege.
Ejemplo 3: una cotización para vender por un canal que no es tuyo
Si el canal no es tuyo, no hay de otra: te toca dejarle su parte. Supón una plataforma que se queda con 30 de cada 100 pesos. Si tu precio mínimo es de $700 y vendes en $1,000 por esa plataforma, te llegan $700: quedaste tablas y no ganaste nada. El formato para ese canal necesita su propio precio, calculado desde lo que te tiene que llegar a ti. Cómo se calcula ese precio mínimo está en cómo calcular el precio de venta de un producto.
Cómo hacer una cotización paso a paso
- Pasa a papel todo. Qué vendes, cuánto tienes, de qué puedes dar descuento y qué tanto. Si eso vive en la cabeza de una persona, la cotización depende de que esa persona esté.
- Calcula el precio mínimo de cada producto. Tu costo de compra o producción, más almacén, más los otros costos que aplican. Debajo de ese monto no se cotiza.
- Llena los datos fijos. Folio, fecha, vigencia, datos del cliente, moneda y condiciones.
- Agrega los conceptos. Descripción, cantidad y precio unitario, un renglón por concepto.
- Aplica los descuentos en orden. Uno sobre otro, nunca sumados. Si el cliente califica a dos promociones, aplica la mejor para él y ninguna más.
- Revisa el total contra el mínimo y manda. Si quedó abajo del mínimo, no se manda hasta que alguien con nombre lo autorice.
Cuándo el formato en Excel ya no alcanza
El formato resuelve que la cotización se vea ordenada. No resuelve que dos personas coticen distinto el mismo producto. Esta tabla te dice cuándo se quedó corto:
| Si te pasa esto | Lo que sigue |
|---|---|
| Cotizas pocas veces al mes y siempre lo hace la misma persona | El formato en Excel está bien |
| Dos vendedores cotizan distinto el mismo producto | Escribir las reglas de precio y descuento en un solo lugar |
| Te llaman para preguntar "oiga jefe, ¿cuál descuento aplica?" | Que el sistema elija el descuento que toca |
| Actualizas precios a mano cada que se mueve el dólar | Que el precio viva en dólares y salga en pesos solo |
| Vendes por más de un canal | Un precio por canal, calculado desde el mínimo |
| Tardas más en cotizar que en hacer el trabajo | Un cotizador que aplique las reglas por ti |
A lo mejor suena caro echar a andar un sistema así, pero te sale más caro que Juan o José se enferme y nadie más sepa cotizar como es debido. Las cinco reglas que más dinero cuestan cuando viven en la cabeza de una persona están en qué es un cotizador, y así se ve un sistema a la medida para cotizar funcionando, con datos inventados.
Y si el formato que quieres ordenar es el de toda la operación y no solo el de cotizar, empieza por el manual de procedimientos: el primer ejemplo de ese artículo es justo cómo se arma una cotización.
Las reglas de la cotización, en video
Sobre el autor
Soy José Yuriar, de Promedima. Desde 2019 trabajo con negocios en marketing y sitios web, y desde 2026 también les hago sistemas.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un formato de cotización?
Es el documento con el que le dices a un cliente cuánto le va a costar lo que pide, con qué condiciones y hasta qué fecha vale ese precio. No cobra nada ni tiene validez fiscal: deja por escrito la oferta para que el cliente decida.
¿Qué debe llevar una cotización?
Tus datos y RFC, folio, fecha, vigencia, datos del cliente, descripción, cantidad y precio unitario de cada concepto, descuentos en renglón aparte, subtotal, IVA y total, moneda, condiciones de pago y entrega, y el nombre de quien la autoriza.
¿Cuál es la diferencia entre una cotización y una factura?
La cotización ofrece un precio antes de que el cliente decida. La factura cobra lo que ya se vendió y es el comprobante que pide el SAT.
¿Cómo se aplican dos descuentos en una cotización?
Uno sobre otro, nunca sumados. Un descuento de 18 y otro de 7 sobre $100,000 dejan $76,260, no $75,000. Si el cliente califica a dos promociones distintas, se aplica la mejor para él y ninguna más.
¿Cuánto tiempo vale una cotización?
El que tú le pongas por escrito en la vigencia. Si tus costos se mueven con el dólar o con tus proveedores, una vigencia corta te protege de sostener un precio que ya no te deja margen.
¿Hay una plantilla de cotización en Excel gratis?
Sí. La de este artículo trae los doce datos, aplica los descuentos en orden, calcula el IVA y avisa cuando un precio queda abajo del mínimo. Te la mando a tu correo desde el formulario del artículo.
