¿Le preguntas a un vendedor cuánto cuesta algo y te responde con un "depende"? Depende de los metros, del material y de una lista interminable de condiciones que tiene entre unos PDF y unos exceles. Así se cotiza en muchos negocios. En uno con el que trabajo, cada cotización tardaba de 3 a 4 horas; con su cotizador sale en menos de un minuto. Te platico qué es un cotizador y las 5 reglas que más tiempo y dinero cuestan cuando solo viven en la cabeza de una persona, con ejemplos de marcas que conoces.
Qué es un cotizador
Un cotizador es una herramienta que tiene tus productos, tus precios y tus reglas comerciales, y con ellas calcula el precio de cada cotización en el momento. Las reglas son las que hoy viven en la cabeza de tu vendedor: qué descuento puede dar, hasta dónde puede bajar el precio y cuánto se lleva cada canal de venta. La cotización sale con su folio y su vigencia, lista para mandarse en PDF o por WhatsApp.
Para ver qué es un cotizador en la práctica, estas son las 5 reglas, con la marca que mejor explica cada una:
| Regla | El ejemplo | Lo que hace el cotizador |
|---|---|---|
| Los descuentos se encadenan | Las ventas nocturnas de Liverpool | Aplica los descuentos en orden y te enseña el total real |
| El precio tiene un mínimo | La tarifa mínima de Uber: 25 pesos en Culiacán | Te avisa cuando un precio queda abajo de tus costos |
| Cada canal tiene su costo | Uber Eats, Mercado Libre y McDonald's | Calcula cuánto te queda en cada canal |
| Gana el mayor descuento | FedEx cobra por peso o por volumen, nunca los dos | Aplica el mejor descuento para el cliente, no los dos |
| El precio vive en dólares | Apple y el tipo de cambio | Convierte a pesos con el tipo de cambio oficial |
Lo que me tocó ver. En un negocio con el que trabajo, una cotización le tomaba al vendedor de 3 a 4 horas. Con su cotizador, menos de un minuto. Si quieres ver cómo se arma uno con tu catálogo, está la página del cotizador a la medida para tu negocio.
Las 5 reglas en video y audio
Cómo lo hace Cemex con Cemex Go
Cemex procesa 6 de cada 10 pedidos por su plataforma Cemex Go, y cerca de 9 de cada 10 de sus clientes la usan de forma recurrente, según su Reporte Integrado 2025. Ahí el cliente hace su pedido, lo modifica con la disponibilidad confirmada en ese momento y lo sigue hasta la entrega. En 2019 la empresa ya procesaba por ahí 45 de cada 100 pesos de sus ventas globales, de acuerdo con su comunicado de ese año.
Lo primero es extirpar al "experto de ventas" de la ecuación. A ese al que le preguntas cuánto te cobra y te responde con un depende. Todo pasa por sus manos: sin él nadie cotiza y, más importante, no se vende. Eso sin mencionar el margen de error por el desmadre que tiene. A veces tarda más en cotizar que en la chamba que te va a hacer.
Según el Pulso Pymes LATAM 2026 de Alegra, 55 de cada 100 pymes en México usan hojas de cálculo como su principal herramienta administrativa, y 44 de cada 100 dedican de 5 a 10 horas a la semana a tareas administrativas repetitivas. La nota no publica el tamaño de la muestra.
Extirpar al experto en ventas es fácil: hay que pasar a papel todo. Qué vendes, cuánto tienes, de qué puedes dar descuento y qué tanto. Eso lo planchas en un sistema que primero usan los vendedores, y cuando el sistema ya tenga funcionando al tiro sus reglas, lo puedes abrir al cliente, como Cemex.
5 reglas de un cotizador, con ejemplos de marcas que conoces
Son las reglas que más tiempo y dinero cuestan cuando solo viven en la cabeza de una persona. Cada ejemplo trae lo que hace la marca, la regla y cómo la aplica el cotizador.
Ejemplo 1: Liverpool y los descuentos que se encadenan
Seguro te han tocado las ventas nocturnas de Liverpool, en las que te ofrecen un descuento adicional sobre el que ya te están dando si pagas con su tarjeta. Por decir: un 20% adicional sobre un 50%. Esto hará que algunos clientes se vayan con la finta. Un 50 más un 20 no te da 70: te da 60.
Si el cliente se va con la finta en Liverpool, es bronca de él. Pero si tu vendedor no está a las vivas, es un error común en el que puede caer.
Un ejemplo en pesos: tienes un descuento de 18% en un canal de venta y tu vendedor tiene autorizado agregarle un 7%. Si los suma, da 25%. Encadenados, dan 23.7%. En un pedido de 100 mil pesos, sumarlos regala casi 1,300 pesos. Suena a poco, pero súmale venta por venta, mes por mes, y en el año ya calienta.
Cómo se calcula un descuento sobre otro. Se aplica el primero y, al precio que queda, el segundo. Con 18% y 7%: el precio por 0.82 y luego por 0.93, que equivale a un descuento total de 23.7%. La regla es: los descuentos no se suman, se encadenan. Un cotizador los aplica en orden y te enseña el total real. Échale un ojo a cómo lo hacen en tu negocio, y si tienes dudas, mándame un mensaje.
Ejemplo 2: Uber y el precio mínimo
¿Te acuerdas cuando llegó Uber a tu ciudad? Aquí en Culiacán la tarifa mínima era de 25 pesos, aunque fueran dos cuadras, según el comunicado que reportó Xataka México cuando la plataforma llegó a Sinaloa. Son datos de hace varios años. Quién sabe cómo determinaron esos 25 pesos, pero tu negocio también debe tener ese dato bien claro.
Es común equivocarse y solo calcular el costo de producción. Compré 3,000 pesos de material, hice dos rejas, cada una me costó 1,500 pesos. No, mi cielo: si fuiste por el material y usaste soldadura, la gasolina para ir a instalarlas, el recibo de la luz y el día de tu ayudante, todos esos son costos.
Qué es el margen de utilidad. Es lo que te queda de cada venta después de cubrir lo que te cuesta el producto, dicho como parte del precio. Si vendes en 1,000 pesos algo que te cuesta 600, te quedan 400: 40 de cada 100 pesos.
La regla general es considerar en tu costo el de producción o de compra, más el almacén y los otros costos que también aplican. En el sistema, cada partida trae su piso: el costo más el almacenaje. Si alguien escribe un precio especial que queda abajo, la alerta lo marca en ese momento. Esto te da la tranquilidad de que, de menos, quedas tablas.
Ejemplo 3: Uber Eats, Mercado Libre y el precio de cada canal
Teniendo cubierto el costo, pasamos a los canales de venta. Si el canal no es tuyo, no hay de otra: te toca moche. Uber Eats se queda con hasta 30 de cada 100 pesos de cada pedido en su plan básico, según las comisiones que publica para pymes en México.
Cuánto cobra Mercado Libre por vender. En México cobra un porcentaje que depende de la categoría y del tipo de publicación: de 8 a 16 de cada 100 pesos en la clásica y de 12.5 a 20.5 en la premium. En productos de menos de 299 pesos se suma un costo fijo por pieza, de 25 a 37 pesos, de acuerdo con el resumen de Tiendanube. El porcentaje exacto de tu categoría sale en el simulador de costos de Mercado Libre. Aquí puedes aprender de McDonald's, que no se pelea: vende por Uber Eats y ofrece descuentos exclusivos en su propia app.
Una lista de precios por canal. La regla es que cada canal tiene su estructura de costos. Si el canal es tuyo, tienes más control sobre los descuentos, las comisiones y los costos. Si no, hay que adaptarse. En el sistema, cada canal trae su descuento de lista, su comisión y su almacenaje. En la demostración, el mismo producto de 1,000 pesos con costo de 600 te deja 396 pesos vendido en mostrador y 227 vendido en Mercado Libre.
Ejemplo 4: FedEx, promociones y descuentos que no se juntan
Hablando de descuentos, otra cosa muy común en ventas es negociar con base en las condiciones del pedido. FedEx lo resuelve muy bien: te cobra por lo que sea mayor, lo que pesa tu caja o su peso por volumen. Nunca los dos, como lo explica en su guía de tarifas.
Con los descuentos se recomienda hacer lo mismo. Si tienes un 10% de descuento por volumen y una promoción de temporada del 15%, el vendedor sin sistema podría aplicar los dos por error y regalar un descuento sin querer. O, cuando menos, te llama para preguntar: "oiga, jefe, ¿cuál descuento aplica para este producto?".
Promociones y descuentos que compiten. En el sistema, la promoción y el descuento por volumen compiten entre sí: el sistema identifica el mejor descuento para el cliente y ese es el que se aplica. El descuento del canal sí se encadena con el que gane.
Ejemplo 5: Apple y el precio que vive en dólares
Otra situación común y complicada de resolver es si compras en dólares y vendes en pesos. Apple ha subido los precios de su App Store en México por el tipo de cambio: en julio de 2015 el precio mínimo de una app pasó de 13 a 15 pesos, según Xataka México, y en enero de 2016 volvió a subirlos, de acuerdo con The Loop. A sus desarrolladores les avisa que, cuando cambian los impuestos o el tipo de cambio, a veces tiene que actualizar precios. Son datos de hace varios años, pero el problema es el mismo en cualquier negocio que compra en dólares.
La regla es que el precio vive en dólares en el sistema y sale en pesos al tipo de cambio oficial. En México, el oficial es el FIX que calcula el Banco de México y se publica en el Diario Oficial de la Federación. Si compras en dólares y tienes que actualizar a mano los precios de todos tus productos, mejor mándame un mensaje y te quitas de problemas.
Qué regla escribir primero
Empieza por la que hoy te cuesta más llamadas o más descuentos regalados. Las señales son fáciles de reconocer:
| Si en tu negocio pasa esto | Empieza por |
|---|---|
| El vendedor suma descuentos para cerrar | Encadenar los descuentos |
| No tienes claro hasta dónde puedes bajar el precio | El precio mínimo de cada producto |
| Vendes al mismo precio en tu mostrador, en Mercado Libre y en Uber Eats | Un precio por canal |
| Te llaman para preguntar qué descuento aplica | Que gane el mayor descuento |
| Compras en dólares y actualizas precios a mano | El precio en dólares, al tipo de cambio oficial |
Cuánto cuesta no tener las reglas escritas
A lo mejor suena caro echar a andar un sistema como este. Pero te sale más caro que Juan se enferme y nadie más sepa cotizar como es debido. Con estas reglas escritas y bien planchadas, el depende se acaba y empieza a sonar la máquina de billetes más seguido. O puedes dedicar ese tiempo a otras actividades importantes para tu empresa.
No importa si la tuya es grande o chica. Si tienes escritas las reglas de ventas para tu empresa, puedes tener un sistema como el de Cemex. Puedes probarlo en la demostración del cotizador con datos inventados, ver qué incluye en la página del cotizador a la medida para tu negocio, o revisar las demás herramientas en sistemas a la medida para tu negocio. Y si quieres ver otros procesos que se pueden automatizar, te platico cinco casos en automatización de procesos: 5 ejemplos de marcas que conoces.
Sobre el autor
Soy José Yuriar, de Promedima. Desde 2019 trabajo con negocios en marketing y sitios web, y desde 2026 también les hago sistemas: para negocios de cualquier giro que quieren más control, una mejor administración de sus ventas y de sus procesos, y más tranquilidad. Lo que más me encuentro es el "siempre lo hemos hecho así", junto a un problema que es consecuencia, justamente, de haberlo hecho siempre así. Lo mío es entender qué están haciendo y hacerlo mejor.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un cotizador y para qué sirve?
Un cotizador es una herramienta que tiene tus productos, tus precios y tus reglas de descuento, y con ellas calcula cada cotización en el momento. Sirve para que cotizar no dependa de una persona y para que nadie dé un descuento que no puedes sostener. En un negocio con el que trabajo, cada cotización pasó de 3 a 4 horas a menos de un minuto.
¿Qué diferencia hay entre un cotizador y un formato de cotización en Excel?
Un formato de cotización es la hoja donde se escribe el precio; las reglas siguen en la cabeza de quien la llena. Un cotizador trae las reglas dentro: aplica los descuentos en orden, avisa cuando un precio queda abajo del costo y guarda quién cotizó, a qué precio y con qué descuento.
¿Cómo hacer una cotización sin regalar margen?
Primero, ten claro el costo de cada producto con todo lo que le suma: compra o producción, almacén y lo que cueste tenerlo listo para vender. Después, aplica los descuentos en orden, uno sobre otro, y no los sumes. Por último, revisa cuánto te queda en el canal donde vas a vender antes de mandar el precio.
¿Cómo se calcula un descuento sobre otro descuento?
Se multiplica el precio por lo que queda después de cada descuento. Con 18% y 7%, el precio se multiplica por 0.82 y luego por 0.93. El descuento total es 23.7%, no 25%. En un pedido de 100 mil pesos, esa diferencia son casi 1,300 pesos.
¿Cuál es la diferencia entre margen de utilidad y markup?
El margen de utilidad se mide sobre el precio y el markup sobre el costo. Si algo te cuesta 600 pesos y lo vendes en 1,000, te quedan 400: son 40 de cada 100 pesos del precio, y 67 de cada 100 pesos del costo. Confundirlos es una forma común de cotizar abajo de lo que creías.
¿Cómo se calcula el precio de venta con un margen de utilidad?
Se divide el costo entre lo que queda después del margen. Con un costo de 600 pesos y un margen de 40 de cada 100, el precio es 600 entre 0.60: 1,000 pesos. Si en lugar de eso le sumas 40% al costo, el precio queda en 840 y el margen baja a 29 de cada 100.
¿Cuánto cobra Mercado Libre por vender en México?
Depende de la categoría y del tipo de publicación: de 8 a 16 de cada 100 pesos en la publicación clásica y de 12.5 a 20.5 en la premium. En productos de menos de 299 pesos se suma un costo fijo por pieza, de 25 a 37 pesos.
¿El cotizador lleva el control de inventario?
Puede llevarlo. En la demostración, cada producto trae sus existencias por talla, y mientras una cotización está viva sus piezas quedan comprometidas: no se pueden volver a cotizar. Al ganarla se descuentan del inventario, y al perderla se liberan solas.
